Milano Matsuri - Ringraziamenti e imprevisti

milano matsuri 2013

Innanzi tutto ringraziamo di cuore il pubblico intervenuto e ci scusiamo ufficialmente per i disagi e gli imprevisti. Era il primo evento organizzato dall'Associazione e immaginavamo che non saremmo riusciti ad ottenere la perfezione in tutto ma comunque davvero non ci aspettavamo un tale afflusso di persone.

La nostra inesperienza ha causato certamente disagi soprattutto al pubblico, oltre che all'organizzazione. Siamo profondamente mortificati e faremo di certo tesoro di questa esperienza per la prossima edizione, a cui cominceremo a pensare già da domani, vista la richiesta proveniente da più parti di ripetere l'evento.

bandiere milano matsuri 2013

Punto per punto la spiegazione degli errori commessi ed i proponimenti per evitare il ripetersi degli stessi disagi in futuro:

  1. i biglietti erano limitati e sono state chiuse troppo presto sia le prevendite online che le vendite al botteghino.
    risposta: si è pensato di chiudere le vendite on line al raggiungimento di metà dei biglietti disponibili per lasciare la possibilità di acquisto anche a chi arrivava direttamente all'evento. Purtroppo ragioni di sicurezza ci hanno obbligato il giorno stesso a limitare il numero effettivo di accessi prima del previsto.
    Abbiamo imparato che l'evento richiama moltissime persone e la prossima volta sarà certamente pensato in spazi più ampi, adatti ad un maggiore afflusso.
  2. ci sono state code eccessive sia all'ingresso che per gli stand delle degustazioni che per le casse dei cibi in vendita. Il cibo è finito troppo presto.
    risposta: quando ci siamo resi conto che l'accesso sarebbe stato decisamente superiore alle aspettative abbiamo aperto il botteghino un'ora prima dell'orario previsto e ci spiace che la cosa non sia stata sufficiente.
    L'evento è stato organizzato immaginando, forse troppo ingenuamente, un afflusso simile a quello dei matsuri giapponesi, dove la gente arriva ad orari diversi ed assaggia ogni tanto qualche specialità durante tutto l'arco della giornata. L'abitudine italiana invece è quella di concentrarsi molto di più sul cibo soprattutto all'ora di pranzo. Le code per degustazione ed acquisto di vivande si sono formate soprattutto per questo e ce ne scusiamo infinitamente.
    Si è cercato di rispondere anche alla richiesta di bis delle specialità in degustazione, che inizialmente non erano previsti, e per questo qualche prodotto è finito prima del previsto.
    Erano anche poco visibili le segnalazioni delle varie attrazioni, così come la disponibilità del parco adiacente per sedersi e rilassarsi. Non ci è stato possibile posizionare tavoli sul prato e abbiamo pensato alle stuoie, come nei picnic giapponesi, ma non sono state sufficienti.
    La prossima volta si potrebbe organizzare l'ingresso in più punti, diviso più chiaramente per acquisti online e acquisti in loco (da verificare l'ingresso diretto per gli acquisti online con un biglietto direttamente scaricabile e stampabile dal computer).
    Si penserà anche ad organizzare le cucine con più chef, a preparare più scorte di cibo e a tenere le bancarelle più distanziate per evitare confusione nelle eventuali code.
    Si provvederà anche ovviamente a predisporre maggiori possibilità di seduta e di relax in proporzione agli afflussi previsti.
  3. c'era grande affollamento e si è persa la partecipazione a molte attrazioni, perchè poco visibili, perchè troppo brevi o perchè gli orari del programma in alcuni casi sono cambiati rispetto a quelli annunciati.
    risposta: tutte le attrazioni che non fossero legate al cibo sono state organizzate ad orari fissi, in base ad un programma che prevedeva un succedersi di eventi in location differenti (Palco, Stand della Cultura, Parco, Giardino del ristorante). Quando ci siamo resi conto che ci sarebbe stato un grandissimo afflusso era troppo tardi per modificare la posizione degli stand ed abbiamo dunque parzialmente modificato la scaletta degli eventi, in modo che i punti di attrazione fossero ancora più distribuiti ed evitassero possibilmente l'eccessivo concentrarsi delle persone in punti tra loro vicini.
    Meglio per la prossima volta organizzare anche le attrazioni degli stand culturali non ad orari fissi ma per tutto il giorno, come quelli del cibo.
milano matsuri 2013

Forse si potrebbe cominciare l'evento più presto in mattinata, in modo che le persone abbiano tempo di girare fra gli stand e dedicarsi a tutto il panorama delle possibilità offerte durante l'intera permanenza all'interno del matsuri.
Chi ha potuto assaggiare le nostre specialità, partecipare ai workshop ed assistere agli spettacoli sembra avere apprezzato i nostri sfozo ma ci rendiamo conto che l'inesperienza e l'afflusso inaspettato hanno causato gravi pecche.

Per questo con grande umiltà ancora ci scusiamo dal profondo del cuore e accettiamo più che volentieri i vostri suggerimenti per migliorare come organizzatori.

Grazie infinite a tutti